Dokumentenmanagement

Dokumentenlenkung, Workflow und Archivierung

Überraschend effizient und preiswert!

Vielseitige Möglichkeiten der Dokumentenlenkung mit SmarThru Workflow!

Unsere intelligenten Softwarepakete SmarThru Workflow und sc_Cube gewährleisten die perfekte Übernahme aller Dokumente in den Workflow Ihres Unternehmens!

Damit Sie sich leicht verständlich dem Thema nähern können, beachten Sie bitte die folgenden Fragen und Antworten:

F - Was bedeutet DMS, EDM und ECM?

A - DMS steht für Dokumenten Management System, EDM bedeutet Electronic Document Management und ECM steht für Enterprise Content Management.

F - Was ist eine pdf/a -Datei?

A - Das Format pdf/a meint die zur Archivierung gedachte Version des pdf. Hierbei ist garantiert, das die Informationen und Formatierungen im Dokument auch noch in 100 Jahren so wie heute lesbar sind. Die zugrundeliegende internationale Norm lautet ISO19005-1:2005.

F - Wie arbeitet eigentlich ein DMS?

A - Das DMS bekommt die Dokumente zugeführt, die Sie entweder von einer Papiervorlage einscannen, oder die bereits in digitaler Form vorliegen. Die Dokumente werden durch eine OCR (Schrifterkennung) verarbeitet und die aus dem Dokument gewonnenen Begriffe in eine Datenbank eingetragen. Das können entweder alle Inhalte sein (zur schnellen Volltextsuche) oder eingeschränkte Bereiche, wenn die Informationen ausreichen, um das Dokument eindeutig zu identifizieren und es schnell aufzufinden.

F - Was sind denn die Vorteile von Dokumentenmanagement?

A - Die strukturierte Verarbeitung der Dokumente führt dazu, das Sie per Mausklick schnell die gesuchten Informationen finden. Im Vergleich zur Suche in Ordnern im Papierarchiv ist das ein enorme Beschleunigung des Arbeitsprozesses. Wenn Sie von außerhalb auf Informationen zugreifen müssen, kann z.B. der Außendienst erst mit einem DMS über diesen Komfort verfügen. Sie sichern sich mit der Nutzung eines Dokumentenmanagements bedeutsame Kostenvorteile und verfügen über eine Technik, die meistenteils von anspruchsvollen Geschäftspartnern als Standard voraugesetzt wird.

F - Ist es möglich, mit sc_Cube Emails zu archivieren?

A - Ja, sc_Cube kann wie andere digitale Dateien auch Emails archivieren.

F - Welche Aspekte muss ich hinsichtlich der Compliance beachten?

A - Die Gesetzes- oder Regelkonformität wird heute immer wichtiger. So müssen Sie den Finanzbehörden den Zugriff auf Dokumente bereits elektronisch ermöglichen. Zusätzlich werden Ihre Prozesse der Dokumentenverarbeitung auch in Rankings oder Audits als auf dem Stand der Technik vorausgesetzt. Hier lohnt sich besonders der Einsatz eines DMS!

F - Wie hoch ist denn die Effizienzsteigerung durch ein DMS?

A - Ein Beispiel dazu: Ein Kunde ruft an und möchte eine Auskunft über einen Vorgang von vor 11 Monaten. Klassischerweise müssten Sie nun ins Archiv und die Papiere heraussuchen, mit einem DMS und Archivierung genügt die Eingabe eines Suchbegriffs und die Information steht unverzüglich bereit!

Mit Überlegungen zu folgenden Fragen erschließt sich der Themenkreis DMS:

Wie hoch sind die Kosten für die Recherche in Ihren Dokumenten?

Wie hoch sind die Kosten für das Dokumentenarchiv?

Wie viele Dokumente verarbeiten Sie jährlich?

Wie viel Zeit benötigen Sie, um Informationen aus den Unterlagen zu gewinnen?

Sind die Bearbeitungszeiten wettbewerbsfähig?

Gibt es in Ihrem Unternehmen Informationsinseln?

Sind Sie gesetzeskonform mit Ihrem Archivieren?

Sie haben Fragen, benötigen Beratung oder wünschen ein Angebot?

Wir stehen gerne zu Ihrer Verfügung: Tel. 0211 563030, Mail consult@voelker-edv.de